lunes, 2 de diciembre de 2013

La importancia de saber priorizar


 
Si en tu empresa tenéis una varita mágica con la que conseguís hacer realidad cada idea, cada iniciativa, cada oportunidad, cada necesidad, sin importar el coste, ni el tiempo, ni los recursos necesarios...  Si así es, no necesitas leer este artículo.


Quienes no tenemos varita mágica necesitamos priorizar.


Por abundantes que sean, nuestros recursos son limitados.



Todo aquel con poder de decisión en la empresa, cada vez que tenga que elegir entre diferentes opciones, tiene que priorizar:

- para conseguir lo que más interesa, 
- en el momento que interesa,
- y con el menor esfuerzo posible.


Priorizar es importante y no se debe hacer de cualquier manera.

Si estás preparando un plan estratégico o definiendo un programa, lo primero que hay que tener en cuenta son los objetivos estratégicos y en segundo lugar los específicos del programa o departamento para el que se esté preparando el plan.

Pero esto no es lo único en lo que tienes que pensar.

Tienes que considerar otros beneficios que los proyectos pueden aportar al cliente como mejores tiempos de respuesta, facilidad de uso...

Y una vez tenido en cuenta todo lo positivo que puede aportar cada proyecto, tienes que empezar a pensar en todo aquello que puede hacer bajar el interés en él:

- costes elevados,
- riesgos complejos o costosos de asumir,
- cambios en la forma habitual de trabajar,
- necesidad de recursos críticos,
- ...


Sin olvidar la posible dificultad operativa para su puesta en marcha:

- dependencia de terceros,
- impacto en otros procesos,
- elevada complejidad técnica,
· ...


Se necesita mucha información para una buena priorización.

Tienes que planificar con tiempo las actividades para identificar a todos los implicados. Ellos deben aportar la información necesaria. ¡Y no basta con pedirles que te informen libremente sobre lo que necesitas saber!

Tienes que establecer los criterios para valorar equitativamente.

La información te llegará de distintas personas y todos sabemos que conceptos como barato o fácil, no son los mismos para todos. Necesitas definir tú lo que se va a considerar barato o caro, fácil o difícil y recoger datos concretos de forma homogénea.

Tras recoger y validar la información sólo te queda registrar los pros y contras de cada proyecto con dos fines:

- hacer una comparación objetiva de todos ellos,
- y dar peso a la decisión que se toma.


Es la mejor manera de justificar el porqué de los proyectos que se posponen o eliminan y evitar quejas, suspicacias y marchas atrás en el proceso de priorización.

Para todo ello son muy útiles las herramientas:


- te servirán de ayuda para pensar en todo lo que debéis tener en cuenta, tanto tú como el resto de implicados en el proyecto,
- y serán un registro de cómo los proyectos aportan valor a todo aquello que la empresa necesita.
 


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